INTERVIEW REINHILDE VEUGELERS EN SOPHIE DE WINNE
Co-voorzitters BECO, over het carrièrepad aan de universiteit
In de januari-editie van ECONnect had Martijn Huysmans het in zijn column over het academische carrièrepad van universitair docent in Nederland. Is dit vergelijkbaar met het carrièrepad aan KU Leuven en onze faculteit? Waar wordt bij ons de klemtoon op gelegd? En vooral, hoe verlopen de benoemingen en promoties? We vroegen het Reinhilde Veugelers en Sophie De Winne, co-voorzitters van de beoordelings commissie (BeCo) aan de FEB.
WAARVOOR STAAT BECO? HOE WERKT ZE? Sophie De Winne: BeCo staat voor de BEoordelingsCOmmissie van de faculteit en is een adviesorgaan. De commissie is verantwoordelijk voor alle adviezen (voor het Groepsbestuur van Humane Wetenschappen en de Academische Raad) over de in- en doorstroom van academisch personeel aan FEB. Dat gaat over het aanwerven van (internationaal) academisch personeel, het beoordelen van de junior profielen (tenure trackers) in functie van een vaste benoeming, het evalueren van aanvragen tot contractverlenging en de promotiebeslissingen. De commissie werkt in lijn met de universitaire en facultaire strategie (bv. nadruk op internationalisering, gebalanceerde aanpak met aandacht voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening), maar onafhankelijk van het faculteitsbestuur. Voor de promoties en de verlenging van tijdelijke contracten werkt de BeCo ook onafhankelijk van de onderzoekseenheden (OE’s). Bij het werven en selecteren van professoren, en het evalueren van tenure trackers is de voornaamste taak van BeCo het monitoren van de kwaliteit, transparantie en rechtvaardigheid van de processen. Binnen de faculteit hebben we namelijk de keuze gemaakt om zowel voor het aanwervings- als tenureproces de uitvoering en advisering voor het grootste deel te delegeren aan de OE’s. Dat is maar logisch, want uiteindelijk gaat het over de aanwerving van hun toekomstige collega’s.
Deze decentralisatie sluit ook perfect aan bij het collegiale bestuurssysteem dat FEB en KU Leuven typeert. Concreet is het de OE die beslist om iemand aan te werven, uiteraard op voorwaarde dat er voldoende financiële middelen zijn. De OE stelt vervolgens een zoekcommissie aan die de vacature opstelt, internationaal op zoek gaat naar profielen en de selectie organiseert aan de hand van jobseminaries en interviews.
Reinhilde Veugelers: De rol van de BeCo is het bezorgen van de nodige input en ondersteuning voor de zoekcommissies en het opvolgen van het selectieproces (bv. templates voor vacatures opmaken, communicatie over wijzigende regulering, advies geven bij de aanwerving van een specifiek profiel, het volgen van de jobseminaries, het uitvoeren van onafhankelijke selectiegesprekken met de kandidaten op de shortlist). Onze taak is dus vooral het bewaken van de kwaliteit en transparantie van het proces. Doorheen dit proces rapporteren de zoekcommissies regelmatig aan de BeCo. Wanneer er onduidelijkheden zijn, stelt de BeCo hierover vragen. De BeCo consulteert ook externe experten uit het veld en stelt het uiteindelijke advies op dat naar het Groepsbestuur wordt doorgestuurd.
WAT OMVAT DE POSITIE VAN EEN TENURE TRACKER PRECIES? Reinhilde Veugelers: Een tenure tracker is iemand met een relatief junior profiel en wordt aangeworven voor vijf jaar. Hij/zij krijgt een tenure track contract waarin wederzijdse verwachtingen worden geëxpliciteerd. Dit bevat zowel de verwachtingen ten aanzien van de tenure tracker omtrent onderwijs, onderzoek,interne en externe dienstverlening en taal, als de ondersteuningdie de tenure tracker van de Faculteit en OE’s mag verwachten. Deze wederzijdse verwachtingen worden ook besproken in opstart- en opvolggesprekken doorheen het traject, samen met de campusdecanen en coaches van de tenure trackers. In het derde en vijfde jaar van het traject evalueert de BeCo het dossier. Na drie jaar wordt vooral gekeken naar de voortgang en de vraag of de tenure tracker ‘op schema’ zit en worden eventueel adviezen rond verbeterpunten gegeven. In het vijfde jaar is er een formele evaluatie om te kijken of iemand al dan niet vastbenoemd kan worden. Deze evaluatie gebeurt o.a. op basis van adviezen van de OE’s en externe reviewers. De OE’s hebben een beter zicht dan BeCo op hoe iemand dagdagelijks functioneert en de externe reviewers garanderen een externe kwaliteitscheck.
Sophie De Winne: De coach speelt een belangrijke ontwikkelingsgerichte adviesrol doorheen het traject. Tijdens de opvolg gesprekken spelen ook de campusdecanen een belangrijke rol. Zij vragen hoe de faculteit het traject kan faciliteren. Ook de BeCo is aanwezig bij die gesprekken om eventuele vragen over de evaluatieprocedure te beantwoorden of om verwachtingen te aligneren. Deze gesprekken zijn ook belangrijk om de vinger aan de pols te houden en de consistentie te bewaken in de boodschappen die tenure trackers krijgen doorheen hun traject.
WAARVOOR STAAT BECO? HOE WERKT ZE? HOEVEEL PERSONEN VOLGEN NU ZO’N TENURE TRACK BINNEN FEB? WORDT ER BIJ VACATURES OOK OP ANDERE PROFIELEN INGEZET? Reinhilde Veugelers: Momenteel hebben we aan FEB 20 tenure trackers. Daarvan zijn er twee die volgend jaar in hun vijfde jaar zitten en die hun definitieve evaluatie krijgen. Zes van hen krijgen een tussentijdse evaluatie. Niet alle vacatures worden ingevuld door tenure trackers, maar we zien wel dat we in toenemende mate tenure trackers rekruteren, onder andere omdat we merken dat het heel moeilijk is om vacatures in te vullen met (top) senior profielen. Daar speelt de concurrentie met de andere business schools, die hogere competitieve lonen kunnen bieden. Wij proberen concurrentieel te zijn door te focussen op een aantal verschillende troeven, zoals onze relatief platte organisatiestructuur (waarbij tenure trackers veel dezelfde rechten krijgen als vastbenoemde professoren, bv. in het begeleiden van doctoraatsstudenten, collegiaal bestuur en aantrekken van onderzoeksmiddelen), onze sterke onderzoeksomgeving en onze uitgebreide onderwijsondersteuning. Ook de sociale zekerheid in België kan een troef zijn.
Sophie De Winne: Voor de internationale senior profielen speelt niet alleen het financiële aspect mee. Een verhuis naar België heeft ook gevolgen voor het gezinsleven, zoals de partner en eventuele kinderen die meekomen. En dat is een serieuze drempel, die bij jongere profielen minder speelt. KU Leuven voorziet heel wat informatie op dit vlak, bijvoorbeeld over de huur- of huizenmarkt, gevolgen voor belastingen, verzekeringen, school voor kinderen, maar de noden zijn groter dan zuiver deze informatie. Vooral het helpen vinden van een job voor de partneris iets wat misschien nog meer gefaciliteerd zou kunnen worden.
WORDT DE MEERDERHEID DIE AAN ZO’N TENURE TRACK BEGINT OOK EFFECTIEF AANGEWORVEN? Reinhilde Veugelers: De aantallen aan FEB zijn op dit moment nog te laag om daar een accurate uitspraak over te doen. Maar, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de VS, is er geen concurrentie op het einde van het traject. De positie is er vanaf de vacature. Dus, als je voldoet aan de criteria na vijf jaar, word je aangenomen. Dan hoef je niet meer in concurrentie te gaan met andere kandidaten. Als we goed geselecteerd hebben, zou de meerderheid die aan een tenure track begint, ook aangenomen moeten worden. Die absolute evaluatie aan het einde van de rit is een bijkomende troef in de internationale rekrutering, naast de inspanningen van de faculteit in de coaching en begeleiding. Sophie De Winne: Je krijgt ook al meteen toegang tot onder zoeksmiddelen via de startfinanciering van 100.000 euro, waarmee je bijvoorbeeld een doctoraatsstudent kan aanwerven. Bovendien hebben ze vanaf de toekenning van de startfinanciering volledige bevoegdheid over hoe ze hun budget besteden. Ook dat is een sterke KU Leuven-troef inzake rekrutering.
WIE ZETELT ER ALLEMAAL IN DE BECO? Sophie De Winne: We zijn met negen leden in totaal, allemaal verkozen voor een mandaat van vier jaar. Je kan na vier jaar herverkozen worden. Van de negen leden zijn er dit jaar bijvoorbeeld twee “anciens”. De leden die een tweede termijn doen, zijn het BeCo-geheugen en kunnen de continuïteit en consistentie overheen de tijd bewaken. Bij de samenstelling probeert de faculteit een evenwicht na te streven in gender, en over de verschillende OE’s en campussen. Op de eerste vergadering moeten alle leden een papier ondertekenen dat ze de belangen van de faculteit behartigen en niet die van de eigen onderzoekseenheid. Die eerste vergadering wordt ook een voorzitter verkozen en dit keer zijn we dus voor een duobaan gegaan. Reinhilde Veugelers: Het gaat om een omvangrijk takenpakket, dat doorheen de tijd ook ruimer geworden is (bv. met de introductie van de loopbaangesprekken aan FEB). Dit met twee doen, is dus geen overbodige luxe. Verder hebben we een complementaire expertise, mijn achtergrond in onderzoeksbeleid en Sophie’s achtergrond in personeelsbeleid. We fungeren regelmatig als elkaars klankbord. We hebben bovendien ook de onmisbare administratieve ondersteuning van Evi Fosse! Zij zorgt voor de nodige continuïteit vanuit het ATP en denkt mee over de optimalisatie van de processen.
HOE VAAK PER JAAR KOMEN JULLIE SAMEN? OP VASTEMOMENTEN OF EERDER AD HOC? Reinhilde Veugelers: Er zijn langs de ene kant de vacatures in het eerste en tweede semester, en langs de andere kant de promoties in het tweede semester. Voor de bespreking van de finale adviezen voor de vacatures en de promoties komen we formeel bijeen. Daarnaast zijn er ook een aantal informele vergaderingen met de OE’s om een goede informatiedoorstroming en communicatie te genereren. En we proberen ook één keer per jaar een interne evaluatiemeeting te plannen met de BeCo-leden: Hoe zijn de vacatures en promoties verlopen? Wat kunnen we leren? Hoe kunnen we verbeteren? We evalueren de BeCo-werking ook met de decaan en de campusdecanen. En dan zijn er nog een drietal vergaderingen met het rectoraat en alle Beco-voorzitters van KU Leuven.
Sophie De Winne: De BeCo formuleert adviezen voor het bijzondere Groepsbestuur en de bijzondere Academische Raad. We zijn aan hun vergaderkalender gebonden. We komenaan vier tot zes formele vergaderingen per academiejaar.
MOET JE BIJ DE PROMOTIES ZELF EEN DOSSIER INDIENEN? Reinhilde Veugelers: Het initiatief tot indienen ligt inderdaad bij de kandidaat zelf. Je kan wel pas indienen drie jaar ná de aanstelling in de huidige graad. Dat is een verschil met het bedrijfsleven, waar de leidinggevende meestal beslist tot promotie. Sophie De Winne: Een ander groot verschil met het bedrijfsleven is dat de BeCo een voorbeeld is van collegial governance. De dossiers worden geëvalueerd door verkozen peers en het advies wordt in groep geformuleerd, op basis van cijfers en meer kwalitatieve input zoals de biosketch en meer contextuele informatie (bv. over de traditie binnen bepaalde domeinen). Het dossier wordt dus op vele manieren tegen het licht gehouden en uitvoerig bediscussieerd. Het is geen zuivere teloefening. De inbreng van de verschillende perspectieven rond de tafel heeft een grote meerwaarde. Wanneer iemand aan tafel een conflict of interest heeft omdat hij/zij actief samenwerkt met de betrokkene, wordt die persoon buiten de discussie gehouden.
WAT ZIJN DE VERSCHILLENDE STATUTEN? Sophie De Winne: Je begint als tenure tracker of docent. Daarna is er de stap naar hoofddocent. Dan ga je van hoofddocent naar hoogleraar en dan uiteindelijk van hoogleraar naar gewoon hoogleraar. Wij hebben eigenlijk een heel vlakke loopbaan. Doorheen de jaren verwerven en versterken we onze competenties in de domeinen van onderzoek, onderwijs en dienstverlening. Bij een promotie wordt dan naar de (evolutie in) competenties gekeken, maar ook naar collegialiteit en hoe je geïntegreerd bent in de onderzoekseenheid. In de eerste stap moet je vooral tonen dat je goed bent in onderzoek en onderwijs, en dat op een collegiale manier. In de stap naar hoogleraar is het de bedoeling dat je je nog meer hebt getoond op onderzoeksvlak en dat je ook al eerste taken in interne dienstverlening opneemt. Bovendien wordt hier ook verwacht dat je eerste initiatieven tot (internationaal) leiderschap toont in onderwijs, onderzoek of in relatie tot het werkveld, telkens gerelateerd aan je unieke kennis en expertise. En voor gewoon hoogleraar zoeken we naar leiderschap in de verschillende domeinen. We willen als BeCo ook graag zien dat wat je in het verleden getoond hebt, ook kan bestendigen naar de toekomst. Bij de promotiebeslissingen kijken we dus, naast de verworven competenties en gerealiseerde output, ook naar het potentieel en de visie voor de toekomst.
IS ER EEN BEROEPSPROCEDURE TEGEN DE EVALUATIES OF IS HET ADVIES BINDEND? Sophie De Winne: We adviseren enkel, maar mensen hebben wel een inzagerecht vooraleer de hogere niveaus beslissen. Dan gaat het om het corrigeren van feitelijke onjuistheden, bv. het aantal publicaties dat fout vermeld werd. Nadien wordt gekeken of die onjuistheden zwaar genoeg zijn om het advies te veranderen. Reinhilde Veugelers: Dat inzagerecht is er enkel voor de promoties, niet bij de vacatures. Al krijgen de niet weerhouden kandidaten wel feedback. We proberen om onze adviezen goed te motiveren en daar transparant in te zijn, met respect voor de privacy. Bij promoties wordt ook altijd de mogelijkheid tot een gesprek ex postvoorzien, zodat beide kanten hun verhaal kunnen doen, om bepaalde nuances weer te geven en vooral om uit te leggen wat we naar de toekomst verwachten. Die feedbackgesprekken vinden wij als BeCo heel belangrijk.
ZIJN ER MET DE LAATSTE RECTORVERKIEZINGEN VERANDERINGEN OP TIL OMTRENT DE WERKING VAN DE BECO’S? Reinhilde Veugelers: Er zijn geen grote veranderingen gepland.Wel kwam het idee van ‘de wachtkamer’ ter sprake tijdens de verkiezingen, waarbij mensen die eerder een positief advieskregen, maar niet gepromoveerd werden omdat de financiële bevorderingsruimte niet voldoende groot was, in een wachtrij geplaatst worden zodat ze het jaar nadien niet opnieuw moeten indienen en zeker zijn dat ze elk jaar opschuiven in de wachtrij. Maar daar is nog niets algemeens rond beslist. Op dit moment valt dat nog onder de autonomie van de BeCo’s zelf.
Sophie De Winne: Aanvullend op wat Reinhilde zegt, voor de aanstelling als hoofddocent word je als tenure tracker absoluut geëvalueerd. Dat betekent dat we bekijken of je na vijf jaar als docent in je tenure track de lat gehaald hebt of niet, ongeacht wat anderen gedaan hebben. Maar bij de volgende promoties (naar (gewoon) hoogleraar) kijken we niet alleen absoluut, maar ook relatief om een ranking op te stellen. Deze zijn dus competitief. Op dit moment kunnen we niet alle positieveevaluaties honoreren omdat de budgetruimte beperkt is. Dat kan frustrerend zijn voor iemand met een positief advies,maar geen bevordering. Vandaar het idee van de wachtruimte. Wij hebben die voorlopig niet geïmplementeerd omdat we bij het opstellen van de ranking rekening houden met voorgaande adviezen, anciënniteit in een bepaalde graad, etc. naast uiteraard de relatieve sterkte van het dossier. Tijdens de verkiezingen werd ook geopperd om de promoties tot en met hoogleraar absoluut te maken om de competitie wat te beperken. Maar zover zijn we nog niet, dat zal eerst financieel doorgerekend moeten worden.
KRIJGEN JULLIE TE MAKEN MET KRITIEK OP DE WERKING VAN DE BECO? Reinhilde Veugelers: Onderbouwde constructieve kritiek is altijd welkom. Kritiek is gezond om te kijken hoe we de processen kunnen optimaliseren. We vinden transparantie ook heel belangrijk om vertrouwen te creëren in het systeem. We hopen dat we door transparant te zijn veel kritiek kunnen opvangen. Wanneer mensen hun promotie niet krijgen, is dat natuurlijk frustrerend, maar dan zie je dat die feedback gesprekken toch wat duidelijkheid kunnen scheppen. Vanuit de OE’s is er soms de vraag naar (nog) meer autonomie. Dat proberen we op te vangen door zoveel mogelijk in tandem te werken met de OE’s.
Sophie De Winne: Als ik mijn personeelsbeleidsbril opzet, zit het qua systeem wel goed omdat er heel veel checks en balances zijn. Ook de wederzijdse verwachtingen bij de tenure track-contracten en de loopbaangesprekken zijn een sterkte van FEB. En er is het competitieve element, maar we zitten nu eenmaal met schaarse middelen. Reinhilde Veugelers: Onderzoekers zijn ook gewend om met competitie om te gaan, maar het moet op een objectieve, faire manier zijn, de criteria moeten helder zijn. Daar zit onze opdracht. Sophie De Winne: Wat we wel merken, is dat de basisprincipes van het systeem nog niet genoeg gekend zijn bij iedereen. Transparantie over de processen zal voor meer begrip zorgen voor de uitkomsten en voor meer vertrouwen. Ook daar willen we op inzetten.
WAT ZOU NOG KUNNEN VERBETEREN? Reinhilde Veugelers: De taalwetgeving, meer bepaald de tijdspanne waarbinnen de taalcertificaten behaald moeten worden. Dat maakt het moeilijker om internationale profielen aan te werven. Maar dat is een politieke kwestie. Sophie De Winne: Bij deze een warme oproep aan de politiek om daar iets aan te doen. We hebben geen probleem met hetstellen van taalvereisten, want dat bevordert de integratie, en er is ook een uitgebreid aanbod om nieuw aangeworven personeel te ondersteunen, maar er wordt veel van onze internationale professoren verwacht in die eerste jaren. Om positief te eindigen, wil ik misschien nog meegeven dat we toch echt wel onder de indruk zijn van hoe hard er aan deze faculteit gewerktwordt, in alle geledingen. Als je al die dossiers bij elkaar legt, mogen we fier zijn. Ook veel dank aan de BeCo-leden die in alle stilte en achter de schermen veel werk verzetten.
Michael Boelaert