Studeren en werken in tijden van corona
Hoe stil onze campussen er sinds midden maart meestal ook bij lagen, online en achter de schermen liep - of beter raasde? - het academiejaar verder. Vanuit talloze huiskamers, thuiskantoren en studentenkamers werd de faculteit recht- en bijeengehouden, aan- en bijgestuurd, ja, zelfs heruitgevonden. Bij de start van de blok- en examenperiode in juni maakten verantwoordelijke Onderwijs en Studenten Katrien Van Valckenborgh en administratief directeur Ann-Pascale Bijnens een voorlopige balans van een onwaarschijnlijk academiejaar.
KATRIEN VAN VALCKENBORGH
HOE VERLIEP DE OMSCHAKELING NAAR ‘HELEMAAL DIGITAAL’ ONDERWIJS? Ik ben blij dat de universiteit kort na 13 maart besliste dat er geen les meer zou zijn op de campussen tot het einde van het academiejaar. Dat schepte duidelijkheid: we gaan voluit voor online lesgeven. De onderwijsondersteuners zijn meteen gaan kijken hoe we de docenten konden helpen: welke tools zijn er, hoe werken die, wat kunnen we doen?
Er was ook snel overleg met de verschillende studentenvertegenwoordigers. Via een soort nood-POC (Permanente Onderwijs Commissie) hielden we de vinger aan de pols van de omschakeling. Wat loopt goed en wat zijn de pijnpunten? Studenten signaleerden bijvoorbeeld aangepaste deadlines die plots allemaal samenvielen of informeerden ons over materiaal dat niet online kwam. Wij bekeken dat dan met de betrokken docenten. Fenomenaal is vooral hoe snel het ging. Going digital is een beleidspunt in het strategisch plan van de rectorsploeg en de afgelopen jaren zijn er stappen gezet, maar het liep toch wat moeizaam. Nu moest het en ik denk dat, gemiddeld genomen, na een week iedereen online was. Sommige vakken hadden wat langer nodig om op kruissnelheid te komen, maar na week 1 was vrijwel iedereen gestart en ging alles online door alsof het nooit anders was geweest. Ook opvallend was de enorme diversiteit qua aanpak. Sommige docenten namen voor een lege aula lessen op, andere spraken thuis een voice-over in bij hun presentatie. Nog andere gingen voluit voor een activerende aanpak, bijvoorbeeld met online groepswerk of adaptieve leerpaden, waarbij stukjes leerstof gekoppeld zijn aan een test die toegang geeft tot een volgend hoofdstuk. Die diversiteit vind ik positief, omdat docenten sowieso hun eigen stijl hebben. Heel knap ook om te zien hoe ze op korte tijd een creatieve omslag maakten om hun materiaal op een nieuwe manier aan te bieden.
WAT WAS DE IMPACT VAN AFSTANDSLEREN OP STUDIEBEGELEIDING? Vooral bij de collega’s die eerstejaars ondersteunen betekende dat een grote ommezwaai. Die studenten waren maar net gestart met hoger onderwijs, dus we wilden hen zeker niet in de steek laten. Onze faculteit zet sowieso sterk in op een soepele overgang van secundair naar hoger onderwijs, vooral vanwege de grote groepen in sommige opleidingen. Het wegvallen van laagdrempelige contacten (zoals werkcolleges in kleinere groepen, zelfstandige sessies met een studiebegeleider die vragen beantwoordt of 1-op-1-begeleiding) resulteerde dan ook snel in een groot aantal vragen. De studiebegeleiders zetten hun materiaal online en gingen alternatieve kanalen naast Toledo gebruiken om de deur virtueel open te zetten. Campus Leuven maakte bijvoorbeeld Facebook-groepen voor vakken waarin vragen gesteld konden worden via Messenger. Daarnaast ontwikkelden de studiebegeleiders ook stappenplannen en weekschema’s. Die bevatten info van docenten over welke leerstof studenten op een bepaald moment idealiter onder de knie moeten krijgen om bij te blijven. Daarop kwam snel positieve feedback via de studenten in de nood-POC’s, dus dat zijn we blijven doen. Die schema’s blijven waardevol. Met andere faculteiten werken we momenteel ook aan een overzichtstool waarin een student een gepersonaliseerde digitale kalender met deadlines voor al zijn of haar vakken kan zien. Allemaal nuttig, ook na corona.
ER WAS INDERDAAD EEN INTENSE SAMENWERKING MET ANDERE FACULTEITEN EN DE UNIVERSITEITSBREDE DIENSTEN. HOE VERLIEP DIE? KU Leuven Learning Lab, het overkoepelend netwerk rond onderwijs en studeren over de faculteiten heen, is duidelijk in een stroomversnelling geraakt. Ik ben namens de Groep Humane Wetenschappen lid van het coördinatieteam van KU Leuven Learning Lab en tijdens de lockdown kwamen we wekelijks samen om elke fase te bekijken. Vanuit die rol zit ik ook in de Adviesraad Onderwijsinnovatie van de Groep Humane Wetenschappen. Zo kon ik voeling houden met de aanpak en vragen van andere faculteiten. Die vragen nam ik dan weer mee naar het KU Leuven Learning Lab en ik merkte echt dat faculteiten elkaar vonden. De universiteitsbrede diensten hebben meer dan ooit kaders uitgezet, zoals de beslissingsbomen om traditionele examenvormen om te zetten naar een aangepaste vorm voor de huidige omstandigheden. Die regels waren erg strikt, maar dat was ook nodig om een amalgaam van oplossingen te vermijden. Ze vormden het vertrekpunt van een intense dialoog tussen de faculteiten voor de uitrol binnen de eigen werking, waarbij we ook van elkaar leerden. We zitten veel minder dan vroeger op ons eiland en delen websites, handleidingen, ondersteunend materiaal voor docenten … zodat we het warm water niet meer moeten heruitvinden. KU Leuven Learning Lab hield ook wekelijks sessies voor de onderwijsondersteuners van de faculteiten: eerst over online lesgeven, later over online evalueren. Universiteitsbrede diensten, zoals ICTS en DOO (Dienst Onderwijsprofessionalisering en –ondersteuning), zaten mee rond de tafel om die vragen vanuit verschillende invalshoeken te benaderen. Dat laat ook toe om terugkerende vragen te detecteren die extra uitleg vergen. Zo houd je permanent de vinger aan de pols. Er is veel meer overleg, maar je moet ook supersnel schakelen omdat er vaak onvoorziene dingen opduiken door het ontbreken van kant-en-klare scenario’s. Het is voortdurend zeer creatief en probleemoplossend denken.
ZIJN ER UIT DIE SAMENWERKING VEEL BEST PRACTICES NAAR VOREN GEKOMEN DIE NUTTIG ZIJN VOOR DE TOEKOMST? We zagen heel wat mooie en goede dingen gebeuren, er is veel kennis uitgewisseld en er zijn contacten gelegd, maar allemaal aan een heel strak tempo en in een soort van overlevingsmodus. We starten nu net met de tweede examenperiode en zijn de derde aan het voorbereiden. Tegelijk is er een overleg met de rector gepland over volgend academiejaar, onder het motto: ‘On-campus als het kan, online omdat het kan.’ Het is even slikken om nu al de start van het academiejaar te herdenken, maar ik snap dat het nodig is. We moeten ons voorbereiden op minstens een semester waarin we, zo nodig, snel kunnen schakelen in geval van een nieuwe lockdown. Het biedt ook een moment om echt stil te staan bij die best practices. Tot nog toe was er geen tijd voor denkoefeningen over wat we faculteits- en universiteitsbreed willen meenemen, bijvoorbeeld in een nieuwe aanpak met blended learning, die lessen op de campus met online lessen combineert. Daarbij kunnen we zeker teren op zaken die recent ontwikkeld en verkend zijn. KU Leuven Learning Lab wil onder meer over de faculteiten heen soorten vakken definiëren en nagaan welke aanpak en tools daar best bij passen. Kwantitatieve vakken verschillen immers sterk van talen. Ook ons eigen FEB-materiaal, zoals de webpagina’s rond leren en evalueren in tijden van corona, kunnen we de komende maanden verder verfijnen. Wie zich afvraagt waarom we dit allemaal doen, kan gerust zijn: we zullen het zeker nog kunnen gebruiken.
DIT JAAR HEBBEN WERKELIJK ZOWAT ALLE FEB-COLLEGA’S EXAMENKOORTS, WANT DE EXAMENS ORGANISEREN BLEEK EEN NOG GROTERE UITDAGING DAN ONLINE LESGEVEN. HOE KOMT DAT? Bij de examens spelen drie grote kwesties. Ten eerste zijn de ECTS-fiches, die de inhoud, aanpak en evaluatie van een vak voor een heel academiejaar beschrijven, juridisch bindend. Gelukkig is via een nooddecreet beslist dat we niet al die individuele fiches moesten aanpassen. Wel moesten we voor alle vakken in kaart brengen hoe we zouden evalueren, zowel voor de tweede als voor de derde examenperiode. De grote uitdaging is dat onze faculteit, naast studenten die terug naar de campus kunnen komen, ook veel internationale studenten telt. Velen daarvan zijn in maart vertrokken en moeten vanuit het buitenland examen kunnen afleggen. Dus moeten we voor tal van vakken zowel een on-campus als een off-campus examen voorzien. Ten tweede moest ook de hele planning omgegooid worden vanwege alle maatregelen omtrent social distancing. In de aula Pieter De Somer bijvoorbeeld, kunnen normaal 800 studenten binnen. Voor examens gebruiken we weliswaar minder plaatsen, maar door de maatregelen vallen we daar terug op maximaal 100 studenten - en dat is dan nog de grootste aula. Om alle studenten een plaats te geven, moeten we uitwijken naar extra locaties zoals de Brabanthal in Leuven, de AB in Brussel, Kortrijk Expo, Kinepolis Antwerpen… en voorzien we per dag 3 examenblokken van maximaal 3 uur zodat er tussendoor gepoetst kan worden. Er zijn elke zaterdag en zondag examens en de examenperiode duurt een week langer. Die herziening had ik begin dit jaar nooit mogelijk geacht, maar intussen is de oefening afgerond voor de tweede examenperiode en zijn we bezig met de derde. Tot slot zijn er ook heel wat praktische en logistieke aspecten, zoals examenkopijen en toezicht op al die extra locaties.
WAT VOND U DE MOEILIJKSTE VAN AL DEZE UITDAGINGEN? Eerlijk gezegd, bij bijna elke uitdaging die ons pad kruiste vroeg ik me aanvankelijk af hoe we dat gingen klaren. Voor alles wat we sinds 13 maart doen - of het nu gaat om lesgeven, studenten begeleiden of examens afnemen - is er immers geen enkele procedure of draaiboek. We moesten steeds het ondenkbare doen. De deadlines waren ook bijzonder strak omdat elke stap in een proces ingrijpt op de volgende: zolang de examenvorm niet beslist is, kan je geen planning maken en zonder planning kan je geen toezicht organiseren. Tot nog toe is het ons telkens gelukt binnen de voorziene tijd, met ontzettend veel hard werk en inzet van iedereen. We hebben geen vlekkeloos parcours gereden en het was absoluut niet makkelijk voor de studenten, maar de lessen zijn afgerond en alles loopt - voorlopig - zonder grote kleerscheuren. Als ik dan toch een bijzonder harde noot moet kiezen, kom ik weer bij de examens uit. Voor de online, off-campus examens voor internationale studenten in verschillende tijdzones begonnen we echt van nul. Er was geen aanzet. Het moeten allemaal open boek examens zijn want een student kan zich met allerlei hulpmiddelen omringen. En je hebt ook landen zoals China, waar bepaalde systemen niet toegelaten zijn. Een examencontext is al stresserend en nu zijn er zo veel factoren die je niet in de hand hebt. Wat als de internetverbinding wegvalt, of het uploaden van antwoorden niet lukt? Zowel voor studenten, docenten als ondersteunende diensten is dit een cliffhanger. Ik zal opgelucht zijn als deze kaap gerond is op 4 juli en we de lessons learned kunnen bespreken.
OP WELKE REALISATIE UIT DE AFGELOPEN PERIODE BENT U TROTS? Ik ben niet zozeer trots op een realisatie. Het lijstje realisaties waarop we intussen post-corona samen willen klinken, zal meerdere happy hours vergen om afgevinkt te raken… Het meest trots ben ik op de flexibiliteit, de wendbaarheid, de creativiteit en de bevlogenheid die ik telkens opnieuw zag. Toen ik in mei aankondigde dat we de inventaris van de examenvormen die we tijdens de paasvakantie maakten, al opnieuw en uitgebreider moesten doen voor de herexamens, reageerden de collega’s: ‘Komaan, we gaan ervoor!’ En sommigen begonnen meteen spontaan de aanpak bij te sturen op basis van wat we de eerste keer hadden geleerd. Die veerkracht is inspirerend, zeker omdat de situatie waarin velen momenteel werken vaak ook niet evident is. Hoe we het elke dag weer oppakken en toch maar weer iets ondenkbaars gaan doen, daar ben ik vooral fier op. Dat geldt trouwens ook voor de samenwerking met studentenvertegenwoordigers. Die was al goed, maar het is fijn dat die ook in moeilijke omstandigheden boven water blijft. Toen ze merkten dat studenten aarzelden om de faculteit rechtstreeks te mailen met problemen, hebben ze tijdens het tweede weekend na de lockdown een facultair contactpunt gelanceerd, over de campussen heen en zowel in het Nederlands als het Engels. Het overleg was van bij de opstart zeer constructief. Toen het online contactpunt gelanceerd werd, kregen we binnen het kwartier 30 vragen. De studentenvertegenwoordigers screenden als eerste, beantwoordden ze indien mogelijk of namen ze mee naar de nood-POC. Vragen die ze zelf niet konden opnemen, kregen een markering zodat wij wisten dat we ze moesten opvolgen, want de faculteit had ook toegang tot het systeem. Ik vind dat een mooi voorbeeld van samen - studenten en faculteit, schouder aan schouder - zoeken naar wat er leeft en hoe daarop in te spelen. Zo’n constructieve dialoog geeft energie omdat je niet zozeer focust op de pijnpunten, maar wel op hoe je ze samen kan oplossen.
ANN-PASCALE BIJNENS
WAT WAS DE IMPACT VAN DE CORONACRISIS OP HET REILEN EN ZEILEN VAN ONZE FACULTEIT? KLOPT DE INDRUK ‘VAN OP AFSTAND’ DAT DE ONDERSTEUNENDE DIENSTEN VLOT ZIJN OVERGESCHAKELD NAAR TELEWERK? Telewerk was ons uiteraard niet vreemd. Veel collega’s deden dat al occasioneel, maar zeker niet iedereen. Structureel telewerk is ook een ander verhaal, want elk proces moet tot in detail vanop afstand gebeuren. Technisch waren we klaar, qua processen minder. We hadden geen draaiboeken voor deze situatie. En ook het sociaal aspect mag je niet onderschatten. De impact bij de Dienst Onderwijs en Studenten en het International Office was meteen zeer groot. De docenten en ondersteunende diensten, zowel op facultair als op centraal niveau, zijn heel snel gaan samenwerken en aftoetsen hoe we dat gingen aanpakken. Het International Office moest dan weer tal van buitenlandse studenten opvolgen terwijl er veel inderhaast naar huis vertrokken waren. Ook operationeel was het effect meteen zichtbaar, vooral bij collega’s met locatie-gebonden taken, zoals de secretariaten en de logistiek. Een stuk van hun takenpakket viel weg, dus zijn we op hele korte termijn zaken gaan aanpakken waar we anders niet aan toe komen, zoals opleidingen maar ook het herdenken van processen die normaal fysiek op de campus gebeuren. Denk aan ondertekeningen en leveringen. Voor sommige van die taken vroegen collega’s zelf al langer om een andere aanpak en nu moesten we een alternatief vinden. De verkiezingen van campusdecanen bijvoorbeeld, gebeurde voor het eerst via e-voting. Dat werkte zeer goed en de opkomst was veel groter. In die zin is de crisis ook een katalysator voor innovatie.
BETEKENT DAT DAT WE VEEL NIEUWE (ONLINE) PROCESSEN ZULLEN OVERHOUDEN AAN DEZE PERIODE? Het is te vroeg om daarop te antwoorden en bovendien wordt daarover op universitair niveau beslist, niet door de faculteit. Ik hoop dat sommige administratieve processen die intussen vanop afstand verlopen, behouden blijven. Gelukkig was er de afgelopen periode al meer tweerichtingsverkeer omdat de faculteiten continue aan de universitaire diensten doorgaven welke processen konden verbeterd worden en we samen alzochten naar een oplossing. Het zou mooi zijn als we die korte communicatielijnen kunnen bestendigen. Persoonlijk ben ik vaak de schakelpersoon tussen al die niveaus: de universiteit, de Groep Humane Wetenschappen, de faculteit en haar ondersteunende diensten, campussen, onderzoekseenheden. Je ziet dan alle beslissingen uit uiteenlopende hoeken passeren en nu merkte je snel wanneer die niet compatibel waren of verderop in de praktijk conflicten of nieuwe vragen veroorzaakten. Dan moet je telkens terugkoppelen. Docenten mochten bijvoorbeeld lessen opnemen in een leeg auditorium, maar op bepaalde campussen werden de gebouwen waar deze auditoria gelegen waren volledig gesloten. En toen vaststond dat we zoveel mogelijk on-campus examens zouden organiseren met erg veel social distancing, stelden we heel snel vast dat het aantal surveillanten onze volgende uitdaging zou vormen. De universiteit heeft krachtige aparte diensten die uitstekend werk leveren op hun terrein, maar de cross links en het (onderlinge) effect van hun beslissingen wordt vaak pas bij ons zichtbaar. Omdat we vlug moesten schakelen zonder draaiboeken, kwam de nood aan soepel overleg heel duidelijk naar voren.
WAT WAS DE GROOTSTE UITDAGING IN DEZE PERIODE? Vooral voor de examens was de impact veel groter dan ik vooraf kon inschatten, maar de universiteit heeft daar gelukkig snel op geanticipeerd met - noodgedwongen - ongeziene top downregels. Voor online examens is er bovendien niet één oplossing waarover de universiteit helemaal tevreden was qua fraudebestendigheid. Daarom zijn er zoveel mogelijk examens op de campus, maar dat gaat dan weer gepaard met een onwaarschijnlijk dik handboek qua social distancing. Zelfs het parkeren van je fiets staat daarin beschreven. Nu, over examens in deze omstandigheden was nooit nagedacht, dat stond nooit op de planning en dat zal allicht ook niet zo blijven.
ONLINE LESGEVEN IS WEL EEN STRATEGISCH BELEIDSPUNT. WAS DE FACULTEIT DAAR WEL KLAAR OM HELEMAAL DIGITAAL TE GAAN? Qua online lesgeven waren er al veel initiatieven van first movers, maar nu moest echt iedere docent mee. Die nieuwe aanpak en tools vanop afstand snel onder de knie krijgen, is geen evidentie. Ik denk dat het ons redelijk gelukt is en ben benieuwd of de examenresultaten dat zullen bevestigen. Ook hier werkte de crisis als een katalysator. De horde is genomen, maar nu moeten we evalueren. Het moet nog blijken in hoeverre we dit allemaal echt hebben kunnen bolwerken, want het sociale aspect valt niet te onderschatten, zowel voor collega’s als voor studenten. We moeten dus goed nadenken over de balans tussen online en op de campus. Het is duidelijk dat we bijvoorbeeld meer beroep kunnen doen op telewerk, maar het is zeker niet alleen zaligmakend.
DENKT U DAT WE DOOR DE CRISIS DE SOCIALE ASPECTEN MEER ZIJN GAAN APPRECIËREN? Absoluut. Al van bij het begin zag je collega’s virtuele koffiepauzes nemen. Die eerste week, waarin er zoveel op ons afkwam, duurde natuurlijk gigantisch lang. Ik denk dat velen toen puur op adrenaline werkten en zo’n pauze gewoon nodig hadden. Maar ook later zag je mensen die eigenlijk met vakantie waren, opduiken op virtuele informele afspraken. Dat zegt iets. Vooral in de hoofden van de mensen was het een grote omslag. Die eerste drie weken waren behapbaar, maar toen we beseften dat het langer zou duren, tekenden de problemen zich af. Vooral collega’s met jonge kinderen en onze internationals hadden het niet onder de markt. Voor de eersten is het idyllische plaatje van thuiswerk doorprikt. Zij verlangen terug naar hun goed uitgeruste kantoor met meerdere beeldschermen en een oase van rust. En voor onze PhD’s, professoren en post-doc’s uit het buitenland vormen collega’s de voornaamste sociale contacten en was het extra moeilijk. Een aantal hebben zelf een online quiz georganiseerd om wat verstrooiing te hebben.
HEBT U DINGEN GEZIEN DIE U TROTS MAKEN DE AFGELOPEN WEKEN? Wat mij vooral opviel, was de ongelofelijke solidariteit binnen de faculteit. Zoveel mensen staken meer dan één tandje bij. Iedereen smeet zich van het eerste moment, over alle diensten heen. Neem de online infodagen, nog zo’n proces dat helemaal is omgegooid. Niemand zat daarop te wachten, maar we stonden er. En ook de samenwerking tussen de POC’s en de studentenvertegenwoordigers was exemplarisch. Ik was onder de indruk van wat die jonge kerels en dames hebben opgezet om ons te helpen voeling te houden met onze studenten. Dat verliep erg professioneel en knelpunten kwamen snel op de radar. Studenten beseffen ook dat het nu niet anders kan, maar ook zij missen dat sociale aspect ontzettend. Dus ondanks alle verbluffende realisaties moeten we voor het nieuwe normaal op zoek naar een goede balans tussen digitaal en in real life.
BEÏNVLOEDT UW FARMACEUTISCHE OPLEIDING UW KIJK OP DEZE CRISIS? Grappig dat je dat vraagt. Ik vermoed dat wij als faculteit als eerste sterk hebben ingezet op hygiënische maatregelen toen we nog op kantoor mochten werken, dus nog enkele weken vóór de lockdown. Ik liet massaal WHO-instructies over handen wassen en alcoholgels aanrukken op de campussen. Ik heb letterlijk de laatste voorraad gels bij de technische diensten opgekocht, vlak voordat deze uitsluitend nog aan de ziekenhuizen mochten geleverd worden. Ze waren er niet zo blij mee… Ik hoop in elk geval dat handen grondig wassen aan onze faculteit lang zal meegaan.
Veerle De Grauwe
