NIEUW IT-PLATFORM VOOR EKONOMIKA STUDENTEN
In februari onderging de website van Ekonomika een heuse metamorfose. Niet alleen de 'look' werd veranderd maar er werd ook één compleet nieuwe website gemaakt van 3 verschillende websites. Om te weten hoe dit precies in zijn werk ging sprak ik met studenten Milton Storms en Jonas Van Bocxlaer.
HOE IS HET PLAN ONTSTAAN OM DE WEBSITE TE VERNIEUWEN?
Milton & Jonas: De Ekonomika.be website bestond al een tijdje, al enkele tientallen jaren in vele vormen. Naast deze website hadden we nog andere sites zoals ekowiki.be en kd.ekonomika.be. Het gebruiken van drie verschillende platformen bracht toch wel een vrij grote werklast met zich mee, en het was niet de meest gebruikersvriendelijke oplossing. Daarom werd besloten we om op zoek te gaan naar een all inclusive one-stop-shop voor de economiestudent. Het doel was dus om een gebruiksvriendelijke website te creëren, waar alles terug te vinden is. Future proof moest het systeem natuurlijk ook zijn, zodat de vele toekomstige Ekonomika-generaties kunnen verderbouwen op de basis die nu gelegd is. NA DE PLANNING WAS HET TIJD VOOR HET ECHTE WERK, HOE HEBBEN JULLIE DIT AANGEPAKT? HEBBEN JULLIE HULP GEHAD VAN ALUMNI OF EEN BEDRIJF GECONTACTEERD?
Milton & Jonas: We hebben eerst intern gekeken naar de verschillende types studenten. Enerzijds hebben we de technischeprofielen zoals je deze vaak ziet binnen Beleidsinformatica (HIRB). Ze zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de requirements van onze site. Hierbij hebben zij ook hulp gehad van de Ekonomika Alumni. Anderzijds hebben we heel wat creatieve studenten nodig voor de inhoud van de site. Ze moeten zowel goed kunnen schrijven als zorgen dat de site visueel goed overkomt. Maar zo een groot IT-project kan je als studentenvereniging niet alleen op poten zetten. We hebben hiervoor samengewerkt met twee professionele partners die zowel de front-end als de back-end voor hun rekening nemen. We hebben uitgedacht hoe de site moest werken en hebben de technische kant overgelaten aan de professionals. Door de technische kant te outsourcen, hebben we ons meer kunnen focussen op de inhoud. Daarnaast lost dit het probleem van IT knowledge management op. Doordat er heel wat kennis bij externe partners ligt, moet er intern minder kennis worden overgedragen. Dit bleek in het verleden vaak een struikelblok te zijn, waardoor oude sites op termijn verwaarloosd werden.
UIT WELKE ONDERDELEN BESTAAT DE WEBSITE EN WAT HIERVAN IS VOLLEDIG NIEUW? Milton & Jonas: Het belangrijkste verschil is het samenbrengen van verschillende platformen op één platform. Vroeger was ereen aparte site voor de Kursusdienst, Ekowiki en Ekonomika.Zo hebben we momenteel het tabblad Kursusdienst, waar alle studenten hun boeken online kunnen bestellen en betalen, alsook evenementen en de ticketverkoop hiervan zijn terug te vinden op de site. Daarnaast is Ekowiki al jarenlang dé plek voor samenvattingen, oude examenvragen en andere nuttige documenten. Als laatste staat onze site vol met nuttige informatie over onze vereniging. Zo kan je er terugvinden hoe je je best kunt voorbereiden op een sollicitatie, hoe we aan studentenvertegenwoordiging doen of welke rol je binnen Ekonomika kan spelen. Een nieuwe feature waar momenteel volop aan gewerkt wordt is een digitaal bestelsysteem voor Ekobar, waarmee studenten het volledige Ekobar menu kunnen raadplegen en online bestellen mogelijk wordt. Een ander verschil zit achter de website verscholen en zien de meeste studenten niet. Het beheer van de website is heel wat gebruiksvriendelijker geworden. Daarnaast centraliseren we nu veel meer gebruiksdata. Dit stelt ons in staat om door analyses een beter beeld te krijgen van de noden en behoeftes van de modale economiestudent. ALS HET GAAT OVER DATA KOMT NATUURLIJK OOK DE VRAAG OVER PRIVACY, WAT IS JULLIE KIJK HIEROP? Milton & Jonas: Privacy blijft een heel belangrijk aspect wanneer we bezig zijn met gegevens van mensen. Daarom hebben we in samenwerking met professionele partners ervoor gezorgd dat de website volledig conform de wetgeving is, en hebben we intern een GDPR-verantwoordelijke die ervoor zorgt dat dit zo blijft. ZIJN ER BEPAALDE DINGEN DIE JULLIE ANDERS HADDEN WILLEN DOEN? Milton & Jonas: De samenwerking met professionele partners hadden we waarschijnlijk helemaal anders aangepakt. We zouden er eerst voor zorgen dat ze snappen hoe een studentenvereniging werkt en vervolgens de requirements van de site uitleggen. Er zijn namelijk heel wat zaken die specifiek zijn voor studenten zoals Ekowiki of boeken opdelen per studierichting. Doordat deze noden zo niche voor studenten waren, hadden de bedrijven hier slechts beperkte ervaring mee. We hebben al deze zaken zeer gedetailleerd moeten uitleggen. Hier zijn we regelmatig zaken vergeten die voor ons evident leken, maar in praktijk slechts beperkt voorkwamen.
HOE VAAK WORDT DE WEBSITE BIJGEWERKT, HOE HOUDEN JULLIE DEZE RELEVANT? Milton & Jonas: Het bijwerken van de website zal in de toekomst op bijna dagelijkse basis gebeuren. Dit kan gaan van nieuwe evenementen die worden toegevoegd, tot extra samenvattingen op Ekowiki of zelfs nieuwe artikels van C&L. Het actueel houden van een website is niet gemakkelijk Gelukkig beschikken wij over tientallen gemotiveerde studenten die ons hierbij helpen.
Lisa Lam
